بهره وری چیست و چگونه آن را افزایش دهیم؟
بهره‌وری نوعی دیدگاه فکری است که پیوسته می‌کوشد مواردی را که در زمان حال وجود دارند، از همه نظر ارتقاء دهد. با توجه به این مطلب افراد دارای دیدگاه بهره‌وری با پشتکار فراوان وظایف محوله را بهتر از قبل انجام می‌دهند.
از آنجا که فراهم کردن رفاه نسبی برای همه افراد جامعه اهمیت بسیار زیادی دارد، سازمان‌های مختلف تلاش می‌کنند با افزایش بهره‌وری محصولات و خدمات باکیفیت‌تری را در اختیار جامعه هدف خود بگذارند. اگر دوست دارید بدانید که بهره وری چیست و چه جایگاهی در مدیریت دارد؟ تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
بهره وری چیست؟
ممکن است از خود بپرسید بهره وری چیست؟ بهره‌وری به معنای آن است که سازمان یا نهاد مربوطه به ازای میزان خاصی محصول چه نسبتی از منابع تولیدی را مورد استفاده قرار می‌دهد. پس می‌توان گفت که بهره‌وری در واقع همان قدرت تولید کردن است .
تعریف عمومی بهره‌وری اشاره به رابطه بین حجم تولید انجام شده با منابع مورد استفاده دارد. یعنی این اصطلاح بیانگر نحوه استفاده از امکانات موجود برای تولید یک محصول یا خدمت خاص است. اگر بخواهیم تعریف بهره‌وری را در یک جمله خلاصه کنیم، باید بگوییم که به رابطه بین تولید و مصرف اشاره می‌کند.
برای بهبود سطح زندگی ضروری است که همه چیز دارای کیفیت بهتر باشد. پس برنامه‌ریزی برای افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها موجب می‌شود که علاوه‌بر نیروی انسانی، از سرمایه‌های مادی و معنوی نیز به نحو احسن استفاده شود.
جایگاه بهره وری در مدیریت
خب تا اینجای کار متوجه شدید که بهره وری چیست و چه تاثیری در زندگی انسان دارد؟ در بحث مدیریت دو فاکتور بسیار مهم در بهره‌وری وجود دارد که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم:
اثرگذاری یا effectiveness
اثرگذاری در واقع به‌عنوان کیفیت کار تعریف می‌شود. به عبارت دیگر هنگامی‌که فعالیت‌ها در قالب یک چارچوب از پیش تعیین شده و به صورت صحیح انجام پذیرد، سازمان را در مسیر دستیابی به اهداف قرار می‌دهد. در این شرایط گفته می‌شود که این مجموعه اثرگذاری خوبی داشته است.
اجازه دهید که ذهن شما را با یک مثال نسبت به این مسئله باز کنیم. فرض نمایید که مدیر یک کارخانه تصمیم می‌گیرد تا با خریداری یک دستگاه مجهز به جای تولید پنجاه کالا در ساعت میزان تولیدات خود را به پانصد کالا در ساعت افزایش دهد. در این حالت تهیه دستگاه اثرگذاری کارخانه را بالا می‌برد، لذا یک تصمیم درست و عاقلانه محسوب می‌شود.
کارایی یا efficiency
مورد بعدی که در تعریف بهره‌وری اهمیت پیدا می‌کند، کارایی است. کارایی بالا یعنی این‌که در سازمان یا شرکت کارها با صرف کم‌ترین منابع انسانی، مادی و معنوی به انجام برسند. البته لازم به ذکر است که صرفه‌جویی در منابع باید طوری باشد که کیفیت پایین نیاید و اثرگذاری مجموعه را کاهش ندهد.
حال ممکن است برای شما این سوال پیش آمده باشد که از بین کارایی و اثرگذاری کدام فاکتور نقش بیشتری در بهره‌وری ایفا می‌کند. در پاسخ لازم است بدانید که این دو مورد اهمیت یکسانی دارند و نمی‌توان یکی را بر دیگری ارجح دانست. اگر در یک سازمان کارایی یا اثرگذاری مشکل داشته باشد، به هیچ وجه نمی‌توان گفت که این مجموعه دارای بالاترین سطح بهره‌وری است.
بازهم یک مثال می‌زنیم تا بتوانید اهمیت هر دو مورد را درک کنید. یک کارگاه تولید لباس را تصور کنید که در ایران قرار دارد. مدیر کارگاه تعداد خیاط حرفه‌ای را استخدام کرده و مدرن‌ترین چرخ‌های خیاطی را نیز خریداری کرده است. تا اینجای کار همه چیز خوب پیش می‌رود، اما این کارگاه به جای تولید مانتوی زنانه تولید کیمونوی ژاپنی را در برنامه کاری خود قرار می‌دهد. مسلما تقاضا برای خرید کیمونو در ایران زیاد نیست، درنتیجه علی‌رغم کارایی بالا، اثربخشی مجموعه ناچیز می‌شود.
مدیریت زمان یک رکن مغفول مانده در فرهنگ سازمانی
باید بکوشید که مدیریت زمان را به یکی از ارکان فرهنگ سازمانی تبدیل نمایید تا از فراموشی آن جلوگیری کنید. چنانچه موفق به انجام این کار شوید، فرهنگ مدیریت زمان در جامعه ترویج یافته و حتی از نسلی به نسل بعد انتقال می‌یابد.
فرهنگ دارای عملکردی همانند ژنتیک در بدن انسان است. همان‌طور که ژن‌ها از والدین به کودک و از نسلی به نسل بعد منتقل می‌شوند، فرهنگ نیز دقیقا همین حالت را دارد. یعنی هر جامعه‌ای محتوای فرهنگی خود را بی‌کم و کاست در اختیار نسل بعد از خود قرار می‌دهد.
بنابراین کافی است که فرهنگ مدیریت زمان را ترویج دهید تا جای خود را در افکار و ارزش‌های جامعه باز کند. در این صورت از فراموشی آن پیشگیری شده و خود را در رفتار کارکنان نشان می‌دهد. به همین دلیل مدیران باهوش از قدرت فرهنگ برای گسترش تجارت خود بهره‌برداری می‌کنند.
فرهنگ چیست؟
پس از آشنایی با مفهوم بهره وری چیست؟ بهتر است که گریزی به معنا و مفهوم فرهنگ بزنیم. فرهنگ به معنای نیرویی است که بر اجتماع انسان‌ها تاثیر گذاشته و اعمال و افکار آن‌ها را تحت کنترل قرار می‌دهد. پس فرهنگ در واقع همان آداب و رسوم و ارزش‌هایی است که هر جامعه به آن پایبند هستند.
افراد در هر جامعه‌ای رفتارهای انسانی را در دو گروه خوب و بد جای می‌دهند و بر اساس آن با دیگران تعامل برقرار می‌کنند. حال جوامع مدرن می‌توانند ذهن اشخاص را مهندسی نمایند تا به صورت کاملا سیستماتیک روابط بین مردم بازسازی شود.
سازمان شما هم درست مانند یک جامعه کوچک است که باید دارای فرهنگ و عقاید ویژه خود باشد. لذا شما به عنوان مدیر یا رئیس مجموعه لازم است که روی قدرت فرهنگ سازمانی سرمایه‌گذاری کنید تا رفته رفته بهره‌وری و مدیریت زمان برای کارکنان به یک ارزش تبدیل شود.
پس از شکل‌گیری این رفتار غالب، کسب و کارتان به سرعت به سمت پیشرفت حرکت می‌کند. این فرهنگ‌سازی تا آنجا ادامه پیدا می‌کند که حتی بدون حضور شما نیز اعضای مجموعه نسبت به مدیریت زمان حساسیت به خرج می‌دهند.
چگونه مدیریت زمان را تبدیل به فرهنگ سازمانی کنیم؟
به منظور سامان‌دهی افکار کارکنان خود و ایجاد انگیزه در آن‌ها برای رعایت زمان‌بندی، باید مدیریت زمان را به یک فرهنگ سازمانی تبدیل نمایید. این کار را می‌توانید از طریق راه‌کارهای ارائه شده در زیر انجام دهید.
دارا بودن شاخص کلیدی عملکرد
شاخص کلیدی عملکرد پارامتر مهمی است که از طریق آن عملکرد خود را مورد سنجش و آنالیز قرار داده و میزان پیشرفت کسب و کارتان را می‌سنجید. حال برای این‌که مدیریت زمان را به یکی از عادات کارمندان خود تبدیل نمایید، بهتر است که طراحی شاخص‌های کلیدی عملکرد را با گنجاندن زمان انجام دهید. با این کار می‌توانید شاخص‌هایی را در بازه‌های زمانی مختلف بررسی نموده و آن را با دوره‌های پیشین مقایسه نمایید. پس اهمیت قائل شدن برای زمان مرتبا به همه یادآوری می‌شود.
اتصال بهره‌وری به سیستم پاداش
برای گرفتن نتیجه حداکثری از عملکرد خود توصیه می‌شود که بهره‌وری را به سیستم پاداش متصل نمایید تا در افراد انگیزه لازم برای مدیریت زمان ایجاد شود. به این منظور کافی است که قسمتی از پاداش‌ها را به تیم‌ها و بخشی را نیز برای تلاش‌های فردی درنظر بگیرید.
از تیم‌های موفق مجموعه خود و کارمندان وظیفه شناس قدردانی کنید تا انگیزه بیشتری در آن‌ها برای انجام بهتر مسئولیت های محوله به وجود آورید. در این شرایط اعضای تیم تلاش می‌کنند تا با کمک به یکدیگر راهی برای برگزیده شده به‌عنوان یک تیم کارآمدتر بیابند.
اشاعه قانون هشتاد – بیست بین کارمندان
طبق قانون پارتو یا همان هشتاد–بیست، هشتاد درصد از نتایج در اثر بیست درصد تلاش‌ها به دست می‌آیند. بنابراین با توجه به قانون Pareto بهتر است که وقت خود را صرف فعالیت‌های بی‌ارزش نکنید. می‌توانید برای هریک از امور یک زمان پایان مدنظر قرار دهید و بکوشید که کار در همان بازه زمانی به اتمام برسد. تنها هنگامی مجاز هستید که روی این پروژه مجددا کار کنید که مشکلات پیش‌بینی نشده و غیر قابل اغماضی به وجود آمده باشد.
استفاده از قدرت زبان
کلام دارای نفوذ و اقتدار بسیار زیادی است، از این‌رو همواره بکوشید که پرسش‌هایی را در مکالمات خود بگنجانید که بهره‌وری و مدیریت زمان به هم پیوند دهد. وجود عبارت زمان در سوالات به پرسنل شما همواره اهمیت مدیریت زمان را یادآوری می‌کند. استفاده از سوالات زیر در این زمینه به شما یاری می‌رساند:
- پرسش‌های نتیجه‌گرا
این دسته از سوالات در مورد نتایج به دست آمده هستند. برای مثال می‌توانید از خود بپرسید که در طول یک ماه گذشته چند نفر از طریق شبکه‌های اجتماعی از شما خرید کرده‌اند؟
- پرسش‌های فرآیند‌گرا
این گروه از سوالات به عملکردها اختصاص دارند. به‌عنوان مثال بپرسید که در هفته گذشته چه تعداد ایمیل به مشترکین خبرنامه ارسال شده است؟
- پرسش‌های هزینه‌گرا
این سوالات نیز در مورد منابع یا هزینه‌های صرف شده برای تحقق اهداف هستند. مثلا می‌توانید بپرسید که در طول یک هفته گذشته چند ساعت از وقت افراد به تولید محتوا اختصاص پیدا کرده است؟
با رعایت این نکات بهره‌وری شخصی‌تان را افزایش دهید:
برای این که بهره‌وری شخصی خود را افزایش دهید، می‌توانید از تکنیک هدیه دادن کتاب‌های آموزشی در مورد مدیریت زمان استفاده کنید. امروزه بسیاری از مدیران موفق کتاب‌هایی را که در رابطه با موضوع مدیریت زمان تالیف شده‌اند، به خود یا کارمندان‌شان هدیه می‌دهند. این کار باعث می‌شود که افراد به ارزش و اهمیت زمان‌بندی پی ببرند و بینشی تازه نسبت به این مقوله به دست بیاورند.
توصیه‌های دیگری که به افزایش بهره‌وری فردی کمک می‌کنند، عبارتند از:
- بدانید که چه چیزهایی را نمی‌خواهید تا بتوانید مدیریت زمان را به طور صحیح انجام دهید.
- یک ابزار مناسب برای مدیریت زمان داشته باشید. کافی است در گوگل سرچ نمایید تا به بهترین ابزارهای مدیریت زمان دسترسی پیدا کنید.
- زمانی را به تفریح و پرداختن به کودک درون خود اختصاص دهید. زیرا در غیر این‌صورت کودک درون مانع از این می‌شود که به طور کامل روی فعالیت خود تمرکز نمایید.
- از خطاهای رایج در مدیریت زمان مانند انجام چندین فعالیت در یک بازه زمانی کوتاه بپرهیزید.
