با سیستم سازی کسب و کارتان را پویا کنید!

اهمیت سیستم سازی در کسب و کار چگونه مشخص می‌شود؟

تعداد زیادی از مدیران بسیار پرمشغله هستند و بیشترین ساعات روز را در محل کار خود سپری می‌کنند. این افراد عقیده دارند که کار زیاد لازمه کسب موفقیت و پیشرفت در کسب و کار است. ولی اگر اندکی به زندگی کارآفرینان موفق دقت نمایید، متوجه می‌شوید که مسئولیت‌ها و وظایف شغلی خود را به گونه‌‌ای متفاوت انجام می‌دهند. به ندرت پیش می‌آید کارآفرین موفقی را ببینید که دائما خسته و پرمشغله باشد.

فکر می‌کنید راز موفقیت این افراد چیست؟ این دسته از مدیران به سیستم سازی در کسب و کار اعتقاد دارند، لذا می‌کوشند که با اتومیشن موجب رشد و ارتقاء بیزینس خود، آن‌هم با زحمتی کمتر شوند. به عبارت بهتر سیستمی را طراحی می‌کنند که کارها را به طور اتوماتیک انجام دهد تا نیازی به حضور دائمی آن‌ها در شرکت نباشد.

مشکل اکثر مدیران ایرانی این است که اصرار دارند تمام امورات را خود به تنهایی پیش ببرند. در صورتی‌که با راه‌‌اندازی سیستم‌هایی مانند CRM و… می‌توانند بسیاری از کارها را به کارکنان خود واگذار نمایند. شما نیز برای خودکار کردن امور و رهایی از کار زیاد، بهتر است بهترین افراد مجموعه خود را بیابید، توانایی‌های آن‌ها را بسنجید و بخشی از وظایف را برعهده این اشخاص قرار دهید.

چرا باید در کسب و کارمان سیستم سازی کنیم؟

در اینجا دلایلی را بیان می‌کنیم که نشان می‌دهد چرا باید در کسب و کار خود سیستم سازی کنید:

• از طریق سیستم سازی قادر خواهید بود مسئولیت‌های خود را برون‌سپاری نمایید. یعنی آن‌ها را به اشخاصی خارج از اداره یا سازمان خود بسپارید.
• امکان تفویض اختیار یعنی واگذاری برخی مسئولیت‌ها به پرسنل و کارمندان نیز فراهم می‌شود.
• کمتر کار می‌کنید، اما در عوض سود بیشتری به دست می‌آورید. این مزیت باعث می‌شود که در مدت کوتاه‌تری به ثروت برسید.
• وقت آزاد بیشتری خواهید داشت، لذا این امکان برای شما فراهم است که به امور مهم‌تر بپردازید.
• تعادل مطلوبی بین کار و زندگی شخصی خود برقرار می‌کنید که نتیجه آن افزایش رضایت‌مندی خانواده است.
• به لطف سیستم سازی می‌توانید به طراحی شاخص‌های کلیدی عملکرد بپردازد تا تجارت خود را مورد آنالیز و سنجش قرار دهید.
• مشکلات موجود در مجموعه به طور ریشه‌ای برطرف می‌شود، پس زیان مالی کمتری را تجربه خواهید کرد.
• تعارضات شغلی را بین کارمندان خود کاهش می‌دهید، در عوض میزان بهره وری افزایش می‌یابد.
• از آنجا که کارها به صورت اتوماتیک انجام می‌گیرد، مدت زمان کمتری را در محل کار خود سپری می‌کنید. بنابراین می‌توانید وقت باقی‌مانده را به استراحت یا تفریح اختصاص دهید.
• تصمیمات سلیقه‌ای در سازمان شما کمتر می‌شود، لذا کسب ‌و کار منسجم‌تری خواهید داشت.

می‌خواهم برای کسب و کارم سیستم سازی کنم

اگر قصد دارید برای کسب و کار خود سیستم سازی کنید، این کار را مطابق مراحل زیر انجام دهید:

مرحله اول

یک جلسه‌ مشورتی با کارمندان خود برگزار نمایید و از تجارب آن‌ها در حوزه شغلی خود بهره ببرید. زیرا بعضی از این افراد با پیچ و خم‌ امور آشنا هستند و اطلاعات خوبی در حیطه کاری‌شان دارند.

مرحله دوم

در گام بعدی برای فرآیندهای موجود برنامه‌ریزی کنید.

مرحله سوم

خروجی هر یک از فرآیندها را مشخص نمایید، یعنی ببینید که قرار است هریک از کجا آغاز شده و به چه جایی ختم شوند.

مرحله چهارم

نیازهای جامعه هدف خود را شناسایی نمایید. سپس تنها فرآیندهایی را حفظ کنید که قادر به برآورده کردن نیازهای مشتریان هستند. بهتر است که مابقی فرآیندها حذف شوند.

مرحله پنجم

برای هر کدام از فرآیندها یک مسئول برگزینید که به انجام رساندن آن را تا پایان متعهد شود.

مرحله ششم

تمام کارهایی را که طی مراحل قبل انجام دادید، به صورت نمودارهای قابل فهم درآورید تا به درک کلی شما از سیستم سازی کمک ‌کند.

مرحله هفتم

درصد زیادی از کارکنان باید با سیستمی که طراحی کرده‌اید، موافق باشند تا اعتبار لازم را برای اجرا شدن به دست آورد.

مرحله هشتم

آموزش‌های مورد نیاز برای سیستم سازی را در اختیار پرسنل خود قرار بدهید.

مرحله نهم

بهتر است که ابتدا یک سیستم سازی حداقلی برای کسب و کار داشته باشید و به مرور زمان آن را اصلاح کنید و ارتقاء دهید. دارا بودن یک سیستم سازی ایده‌آل از همان آغاز کار ممکن است که اندکی دور از دسترس باشد.

این اصول در سیستم سازی را فراموش نکنید

توجه به اصول زیر به شما کمک می‌کند که سیستم سازی موفقی در کسب و کار خود داشته باشید.

اصل اول: تعیین هدف سیستم

سیستم سازی بدون یک هدف مشخص به نتیجه دلخواه نمی‌رسد؛ به همین دلیل ضروری است که از قبل اهدافی را برگزیده و اولویت‌بندی کرده باشید. اهداف مکتوب و شوق‌انگیز برای تمام فرآیندهای جاری بیزینس باید درنظر گرفته شوند.

اصل دوم: دارا بودن تفکر سیستمی

هر نوع تغییری که در اجزای سیستم به وجود آورده ‌شود، به نحوی‌که در نهایت دستیابی به اهداف نهایی سیستم را به دنبال داشته باشد، نوعی تفکر سیستمی به شمار می‌رود. در این حالت تمام اجزا هماهنگ باهم عمل می‌کنند تا به یک نتیجه مشخص و از پیش تعیین شده برسند.

اصل سوم: به کار بردن اصول کار تیمی

کارکنان یک سازمان بخشی از سیستم هستند، از این‌رو لازم است که در قالب تیم عمل کنند تا دستیابی به اهداف کلی سیستم امکان‌پذیر شود. لذا توصیه می‌شود اعضای تیم را به گونه‌ای برگزینید که روحیه کار تیمی داشته باشند و بتوانند دستورالعمل‌های ارائه شده را به‌خوبی اجرا کنند. به این منظور بهتر است با برگزاری آزمون‌های عملی از شایستگی‌ها و توانایی‌های آن‌ها اطمینان حاصل نمایید.

حتی می‌توانید یک دوره آزمایشی برای همکاری درنظر بگیرید و در نهایت افرادی را جذب سیستم خود کنید که شایستگی لازم را داشته باشند. این افراد باید بتوانند به نحو عالی دستورالعمل‌های موجود را اجرا نمایند و یک‌سری امور را نیز بدون دستورالعمل پیش ببرند.

اصل چهارم: استفاده از ابزارها

یکی از اصول موفقیت و بقاء هر کسب ‌و کاری استفاده درست از ابزارها است. برای این‌که بتوانید مناسب‌ترین ابزار را به منظور سیستم سازی بیابید، بهتر است که قبل از شروع این سوالات را از خود بپرسید:

1. از چه طریق می‌توانم فرآیندها را ساده‌سازی و آسان‌تر کنم؟
2. چگونه می‌توانم یک فرآیند را به طور کامل اتوماتیک نمایم؟
3. آیا راهی برای ارزان‌تر کردن آن وجود دارد؟
4. از چه روشی سرعت بخشیدن به آن امکان‌پذیر است؟

حتی می‌توانید از موتور جست‌وجوی گوگل هم بهره ببرید و بهترین و کارآمدترین ابزارها را برای بیزینس آنلاین خود انتخاب کنید. در اینجا به تعدادی از این ابزارهای مفید و کاربردی اشاره می‌کنیم:

• ابزار Trello

ترلو ابزاری است که برای مدیریت کارهای تیمی مورد استفاده قرار می‌گیرد. اگر تیمی دارید که باهم در حال کار روی یک پروژه هستند، می‌توانید از طریق Trello بین آن‌ها ارتباط برقرار نمایید تا گزارش فعالیت‌های روزانه خود را در آن وارد کنند.

• ابزار WordPress

وردپرس ابزاری برای مدیریت محتوای سایت بوده که نیاز به برنامه‌نویسی را برای راه‌اندازی وب‌سایت حذف کرده است. به کمک پلاگین‌های متعدد وردپرس قادرید بسیاری از کارهای وب‌سایت را به صورت اتوماتیک انجام دهید. برای مثال ساعت مشخصی را برای انتشار محتوا تنظیم نمایید، در حالی‌که لزومی به آنلاین شدن شما در آن زمان نباشد.

• ابزار Hootsuite

این ابزار مختص مدیریت هم‌زمان شبکه‌های اجتماعی طراحی شده است. اگر چندین اکانت فعال در تلگرام، اینستاگرام و… دارید، از طریق Hootsuite می‌توانید برنامه‌ریزی برای اشترا‌ک‌گذاری پست‌های خود را تنها یک مرتبه انجام دهید.

اصل پنجم: استفاده از دستورالعمل‌های گام‌به‌گام

برای تمام فرآیندهای مربوط به کسب ‌وکار خود دستورالعمل‌های کاربردی و نجات‌بخش داشته باشید. سپس آن‌ها را اولویت‌بندی کنید و اولویت را بر فرآیندهای پراهمیت و تکراری قرار دهید. برای مثال کارهایی مثل تولید محتوا، ایمیل مارکتینگ و… تکراری هستند و همه روزه انجام می‌گیرند.

برای این‌که بتوانید تمام فرآیندهای تجارت خود را به صورت منسجم ببینید، بهتر است از نمودار درختی استفاده کنید. یعنی بیزینس خود را به صورت تنه درخت و هر کدام از فرآیندها را به‌عنوان شاخه‌های اصلی آن درنظر بگیرید. فرآیندهای فرعی و کم اهمیت‌تر را هم به شکل شاخه‌های کوچک‌تر درخت ترسیم نمایید. این کار به شما کمک می‌کند که به راحتی کارهای مهم‌تر و اصلی را شناسایی کرده و آن‌ها را در اولویت اول قرار دهید.

تفکر سیستمی چه می‌گوید؟

تفکر سیستمی نوعی تفکر است که در موقعیت‌های خاص و با مدنظر قرار دادن تعامل بین اجزا کاربرد دارد. این نوع تفکر به تحلیل نمی‌پردازد، بلکه تاکید آن بر روی ساختار است. تفکر سیستمی به معنای داشتن دید بلند مدت بوده و در موقعیت‌های چالش‌زا بسیار مفید واقع می‌شود.

در تفکر سیستمی مدیر دیدگاه کلی‌نگر دارد، بنابراین به طور یکپارچه به مسائل و ارتباط بین آن‌ها می‌نگرد. البته منظور این نیست که از جزئیات صرف‌نظر می‌شود، بلکه پیوند مابین کل‌نگری و جزئی‌نگری مورد بحث است.

تفکر سیستمی با این هدف مورد استفاده قرار می‌گیرد که بتوانید در زمان خود صرفه‌جویی کنید و تصمیم‌های کاری بهتری را اتخاذ نمایید. از این طریق در کنار حفظ منابع، هزینه کمتری نیز به شما تحمیل می‌شود. تفکر سیستمی مزایایی دارد که عبارتند از:

• باعث رشد و ارتقاء سازمان می‌شود.
• نگاه به مدیریت و شرکت را یکپارچه می‌سازد.
• بحران رهبری کردن بر مجموعه به طور کامل حل می‌شود.
• افراد به شکست‌ها به چشم تجربه نگاه می‌کنند.
• تفکرات ناکارآمد قبلی کنار می‌رود.
• برای رسیدن به یک هدف واحد همه اجزای سیستم یا یکدیگر در تعامل خواهند بود.